Table of Content
«Ну почему я опять теряю время на созвоне? Я же здесь не нужен!», – знакомо? Да, после пандемии мир перешел на удаленку, но еще не успел сформировать правила общих созвонов. В итоге время конференций затягивается, а часть сотрудников не говорит ни слова за всю встречу. Хотели быть эффективнее, а получилось как всегда. Собрали 8 пунктов, следуя которым вы перестанете устраивать бесполезные встречи и оптимизируете работу команды.
Обозначайте тему созвона
Важно, чтобы было понятно о чем пойдет речь, иначе потеряться среди обилия конференций очень легко. Если у вас есть еженедельная встреча с коллегами, подумайте над тем, чтобы поменять формат. Назначать созвон нужно только тогда, когда в этом действительно есть потребность.
Составляйте список вопросов, которые надо обсудить
Это необходимо, чтобы вы все точно знали, о чем поговорить и не теряли время. Еще лучше заранее оповещать коллег, о чем пойдет речь на созвоне. Так они тоже смогут подготовиться к встрече, и она пройдет намного продуктивнее.
Готовьтесь к созвону
Прописывайте план встречи, откройте все необходимые документы и таблицы. Все заранее должно быть под рукой, чтобы не тратить по 5-10 минут от созвона на поиск нужных документов. Лишние же вкладки браузера лучше закрыть, если вы не хотите их демонстрировать всей команде. При подготовке лучше выделить время на каждый пункт плана, чтобы уложиться в отведенное время.
Включайте камеры!
Если вы работаете удаленно, живого общения часто не хватает. Так давайте говорить с живыми людьми, а не аватарками. Также включенная камера стимулирует концентрироваться на встрече и не дает шанса уйти во время важного обсуждения за печеньками с чаем.
Выключайте микрофоны
Когда вы не говорите, микрофон стоит отключать: фоновые звуки часто отвлекают коллег, это вызывает раздражение и увеличивает время проведения созвона. Особенно актуально, если вы работаете в кофейне или если дома у вас обычно достаточно шумно.
Следуйте намеченному плану!
Не зря же вы его выстраивали. Если обсуждение стало интенсивным – это отлично, но не стоит допускать, чтобы оно далеко уходило от основной темы. Если появились новые вопросы, которые хочется обсудить, вынесите их на следующий созвон.
Следите за таймингом
Вообще, лучше делать встречи как можно более короткими. Если обычно встреча длится час, сделайте ее 50-минутной, если полчаса, то 20-минутной. Тогда вы будете помнить, что время ограничено и идти по намеченному плану. Если вы закончили встречу раньше – это отлично, нет никакой надобности придумывать темы для обсуждения, чтобы досидеть выделенный час.
Подводите итоги!
Обязательно резюмируйте, каких результатов вы достигли, какие задачи, кому и к какому сроку нужно сделать. Скиньте итоги в групповой чат или разошлите на почту всем участникам. В таком случае вероятность, что кто-то что-то забудет сделать сильно снижается.
Всего несколько простых правил помогут сделать рабочий процесс намного приятней. Скиньте эту статью своим коллегам, чтобы созвонов становилось меньше, а эффективность компании при этом повышалась!
